Stelt u zich uw bedrijf voor als een gebouw. In dat gebouw horen alle functies die het nodig heeft: verkoop, facturatie, klantenondersteuning, inkoop, administratie, planning, compliance. Bij veel bedrijven zijn sommige kamers leeg, of delen twee mensen er één, omdat er gewoon niet genoeg handen zijn. Met agenten op maat vult 5iX die kamers in: een team van digitale agenten waarin elke functie een eigen rol, eigen rechten en eigen taken heeft.

Het gaat dus niet om één slimme chatbot die alles een beetje doet. Het gaat om een team, ingericht zoals u wilt dat uw bedrijf eruitziet.

In vaktaal heet dit agentic AI: AI die niet alleen antwoord geeft, maar zelfstandig taken uitvoert binnen de rechten en grenzen die u vastlegt.

Vier AI-agenten voor facturatie, klantenondersteuning, compliance en planning, elk met een eigen slot voor rechten, verbonden met eigen data, internet en een medewerker

Eén agent per functie

Elke agent is gebouwd voor precies één functie, en die functie is op vier punten vastgelegd:

  • Rol: de agent weet welke functie hij vervult en hoe die past binnen uw organisatie.
  • Rechten: hij kan alleen wat zijn functie mag. Een agent voor klantenondersteuning kan geen facturen goedkeuren, en een agent voor de administratie komt niet in uw HR-dossiers.
  • Verantwoordelijkheden: er is vastgelegd waarvoor hij aanspreekbaar is en wie bij uw mensen het resultaat controleert.
  • Taken: een vaste set acties die hij steeds op dezelfde manier uitvoert, op het moment dat ze nodig zijn.

Omdat alles expliciet is ingesteld, werkt niets in het donker. U kunt per functie nalezen wat de agent mag, wat hij doet en wat hij heeft gedaan.

Functies die u nu mist, draaien alvast

Het meest tastbare voordeel zit in de functies die in uw bedrijf nu ontbreken of onderbezet zijn. Een paar voorbeelden van wat een agent kan oppakken. Het zijn nadrukkelijk maar voorbeelden: welke functies u invult, bepaalt u.

  • Klantenondersteuning buiten kantooruren: binnenkomende vragen worden gelezen, beantwoord op basis van uw eigen kennisbank en, waar u dat wilt, eerst als concept aan een medewerker voorgelegd.
  • Administratie: inkomende documenten uitlezen, gegevens controleren op volledigheid en klaarzetten voor verwerking in uw boekhouding.
  • Compliance: terugkerende controles uitvoeren, afwijkingen signaleren en een overzicht opleveren voor degene die erop moet sturen.
  • Planning en opvolging: afspraken, vervaldata en openstaande acties bewaken en tijdig melden.
  • Verkoopvoorbereiding: klantgegevens, eerdere contacten en offertes bundelen tot een gespreksvoorbereiding, met een concept-offerte klaar voor uw verkoper.
  • Vergaderingen simuleren: agenten in verschillende rollen (bijvoorbeeld financieel, techniek en de klant) bespreken vooraf een voorstel, zodat u argumenten, risico's en tegenwerpingen ziet voordat de echte vergadering begint.

Welke functies voor u het eerst de moeite waard zijn, hangt af van uw bedrijf. Daar beginnen wij ook mee.

Waar de agent zijn informatie haalt

Een agent is zo goed als wat hij weet en waar hij bij kan. Drie bronnen vormen de basis:

  • Uw eigen data (RAG): uw documenten, dossiers en historie worden aan de agent gekoppeld, zodat hij antwoordt op basis van úw feiten in plaats van op algemene kennis.
  • Internet en applicaties: de agent kan zoeken, informatie ophalen en gegevens doorvoeren in systemen die u al gebruikt, zoals e-mail, CRM, boekhouding of servicedesk.
  • Invoer van uw mensen: uw medewerkers passen taken aan, vullen ze aan of corrigeren ze. De agenten werken mee, niet in plaats van.

Daaromheen kan een agent nog veel meer aanboren. Ook dit zijn voorbeelden:

  • E-mail en agenda: berichten lezen en afspraken inplannen en opvolgen.
  • Bestanden en documenten: contracten, offertes en handleidingen op uw eigen opslag, zoals Nextcloud of een fileserver.
  • Monitoring en logbestanden: meldingen uit uw IT-omgeving, om te beoordelen en samen te vatten.
  • Formulieren en aanvragen: wat klanten via uw website of per e-mail insturen.

Het is geen volledige lijst. Welke bronnen een agent gebruikt en wat hij ermee mag, stelt u samen met ons in.

Zo gaan de taken die uw bedrijf elke dag doet vanzelf lopen, en u houdt zicht op wat er gebeurt.

Consistent en onder controle, niet onfeilbaar

Agenten hebben geen slechte dag en laten zich niet afleiden. Ze voeren dezelfde taak elke dag op dezelfde manier uit, ook om drie uur ’s nachts of op zondagavond. Dat is hun grootste kracht.

Wij beloven niet dat een AI nooit een fout maakt. Wij bouwen het zo dat fouten zichtbaar zijn en gecorrigeerd kunnen worden: vaste rechten per functie, een logboek van wat de agent deed, en een medewerker die beslist waar het ertoe doet.

Dat is dezelfde werkwijze als in al ons andere AI-werk: de AI bereidt voor, de mens beslist. Hoe dat zit tussen assistent, workflow en agent, leest u in AI-agent, workflow of assistent: welke AI past bij welk werk?.

En uw data?

Omdat de agenten met uw eigen documenten en systemen werken, is het belangrijk waar ze draaien. Bij 5iX draait onze AI op eigen machines in een Nederlands datacenter. Uw dossiers worden niet naar een externe AI-dienst gestuurd en u betaalt geen kosten per vraag. Meer daarover in Waarom een lokale LLM voor organisaties met privacygevoelige data?. Vindt u voor een bepaalde taak een extern model beter, dan bespreken wij dat eerlijk en leggen wij vast welk werk waar terechtkomt.

Een team dat meegroeit

Een agent is geen eenmalige aanschaf maar een functie die u kunt bijstellen. Komt er een nieuw proces, een nieuwe regel of een nieuwe afdeling, dan past u het team aan en vervangt u het niet. Wij raden aan te beginnen met de ene functie waar de winst het snelst zichtbaar is, en het team daarna stap voor stap uit te breiden.

Zo digitaliseren wij niet alleen wat u al doet. Wij helpen u het team neerzetten dat uw bedrijf nodig heeft, met een agent per functie en draaiend op uw eigen data. Meer over agenten op maat als dienst vindt u op Agenten op maat.